Zu den konventionellen Abläufen bei der Wartungsplanung gehört, dass ein Vorarbeiter einer Reihe von Außendienstteams Aufgaben zuweist. Allerdings ist die Arbeitsplanung im Büro nie so gut wie vor Ort – es kann sein, dass sich in der Nähe Teams befinden, die andere Arbeiten erledigen, wie zum Beispiel Reparatur- oder Bauarbeiten – und noch weitere Mitarbeiter für Wartungsarbeiten dorthin zu schicken ist einfach nicht besonders sinnvoll. Könnte es also anders gemacht werden?

Teemu Heusala, Produktmanager bei Trimble Energy, hat sich viele Gedanken über die Wartungsprozesse gemacht, die derzeitigen Arbeitsabläufe bei Versorgungsunternehmen unter die Lupe genommen und Möglichkeiten entdeckt, diese zu optimieren. „Das Problem bei der konventionellen Wartungsplanung ist, dass der Vorarbeiter nicht alle Informationen hat, um die Außendienstarbeiten effizient zu optimieren,” erläutert Teemu. Es kann sein, dass sich Außendienstteams mit anderen Aufträgen an Standorten befinden, an denen auch Wartungsbedarf besteht, oder dass Außendienstmitarbeiter für Wartungsaufgaben losgeschickt werden, nur um festzustellen, dass sie erst kürzlich da waren. Dies führt zu unnötigen Anfahrten die, wie wir alle wissen, teuer werden. ​Außerdem können sich Situationen vor Ort ändern. Teemu fährt fort: „Beispielsweise ist es möglich, dass wenn die Wartungsplanung im Büro abgeschlossen wurde, unerwartete Netzausfälle auftreten oder ein Kunde ein Problem meldet, das weitere Reparaturen erforderlich macht. Der ursprüngliche Plan ist dann schon hinfällig.”

​Warum also sollte man Ressourcen für die Planung im Büro aufwenden, wenn Dinge sehr viel flexibler von unterwegs aus erledigt werden können? Teemu hebt die Vorteile hervor, die sich ergeben, wenn Außendienstteams die Arbeitsplanung unabhängig durchführen können, also auf Grundlage dessen, was angesichts der jeweiligen Situation vor Ort sinnvoll ist.

Und dann gibt es noch die Dokumentation. Noch immer gibt es viele Außendienstmitarbeiter, die mit Stift und Papier arbeiten und die Unterlagen zwecks Dokumentation im Büro abgeben. Zunächst einmal ist es zeitaufwendig, da die Dokumentation im Prinzip zweimal erfolgt – zuerst vor Ort auf Papier und dann im Büro, um sie in digitale Form zu bringen. Zweitens ist es fehleranfällig. „Bei dieser Art von Prozessen passieren leicht Fehler wenn man versucht, eine unleserliche Handschrift zu entziffern und zu interpretieren, was auf den Zetteln steht,” lächelt Teemu und sagt: „Die Außendienstmannschaften haben alle Informationen, sie wissen genau, was sie gemacht haben. Wenn Sie die Informationsaufgabe an jemand anderen abgeben, geht eine gewisse Genauigkeit der Informationen sofort verloren.” Folglich kann es passieren, dass die Dokumentation am Ende von minderer Qualität ist. Deshalb ist Teemu davon überzeugt, dass die Erstellung der Dokumentation vor Ort sehr viel zuverlässiger ist und die Datenqualität deutlich steigert.

Bis heute haben die verwendeten IT-Systeme oder der Grad der Digitalisierung es nicht ermöglicht, den Prozess zu optimieren, besonders wenn es um die Arbeit des Außendienstes geht. Allerdings findet derzeit der Umbruch statt und es kann äußerst vorteilhaft sein, ihn ausgiebig zu nutzen – für jeden. „Wenn man zum Beispiel an Vertragsunternehmen denkt, so ist klar, dass sie umso mehr verdienen, je mehr Inspektionen sie durchführen. Und wenn sie an einem Arbeitstag 60 Inspektionen anstelle von 55 durchführen können, so profitieren alle davon, das Vertragsunternehmen, dessen Mitarbeiter und das Versorgungsunternehmen. Das sollte jeden motivieren.” ​

​“Es geht also nicht nur um die Übernahme der neuen Technologien, sondern auch um die Änderung der Arbeitsweise vor Ort und im Büro,” sagt Teemu zum Abschluss. Man kann den Leitungsmonteuren immer eine neue Software und ein Tablet mitgeben, aber nur wenn man sich ein Bild von den Gesamtzusammenhängen verschafft, ist es möglich, das volle Potenzial der Tools auszuschöpfen. „Das Ziel muss also darin bestehen, den gesamten Arbeitsprozess, von der Planung bis zur Durchführung vor Ort, so reibungslos wie möglich zu gestalten.”