Mikkelin kaupunki yhdisti hajanaiset tietojärjestelmänsä Trimble Locus -ympäristöön
Lopputuloksena tehokkaampi ja sujuvampi arki
Mikkelin kaupunki kohtasi tutun haasteen: vuosien aikana eri yksiköihin oli kertynyt useita erillisiä tietojärjestelmiä, jotka eivät keskustelleet keskenään. Tämä vaikeutti työntekoa, aiheutti päällekkäisyyksiä ja hidasti päätöksentekoa. Ratkaisuksi valittiin Trimble Locus -järjestelmä, joka yhdistää kaikki keskeiset tiedot yhteen paikkaan.
Järjestelmän käyttöönotto oli mittava projekti, josta Mikkelin kaupungilla vastasi kaavoitusinsinööri Minna Frosti. Trimblen puolella projektipäällikkönä toimi vanhempi konsultti Janne Hartman. Nyt he kertovat, miten projekti eteni ja mitä hyötyjä järjestelmän muutos toi mukanaan.
Lähtötilanne: Hajanaista tietoa ja siiloutuneita järjestelmiä
Kaupungilla oli käytössä lukuisia erillisiä ohjelmistoja, kuten kantakartta, rakennusvalvonta, kiinteistörekisterit ja osoitetiedot, jotka sijaitsivat pääosin eri järjestelmissä. Vaikka rajapintoja rakennettiin, tieto ei liikkunut sujuvasti, ja lopulta monia asioita hoidettiin manuaalisesti Excel-tiedostoilla ja verkkolevyillä.
"Viranhaltijoita alkoi kypsyttää tilanne, jossa saman asian sai tarkistaa useammasta paikasta. Tiedettiin, että jotain oli tehtävä," kertoo Minna Frosti, Mikkelin kaupungin projektipäällikkö.
Kun uusi maankäyttöjohtaja tuli taloon, hanke sai vauhtia. Päätettiin hankkia moderni järjestelmä, jossa kaikki tieto olisi samassa paikassa – karttapohjaisesti ja helposti saatavilla. Järjestelmän hankinta toteutettiin kilpailullisella neuvottelumenettelyllä, ja voittajaksi valikoitui Trimble Locus, joka hankittiin ohjelmisto palveluna (SaaS) mallilla.
Järjestelmän käyttöönotto oli mittava yhteistyöprojekti
Järjestelmän käyttöönotto oli laaja ja monivaiheinen projekti, joka vaati tiivistä yhteistyötä Mikkelin kaupungin ja Trimblen välillä.
Alkukartoitus ja tiedonsiirto
Projektin ensimmäisessä vaiheessa suoritettiin perusteellinen alkukartoitus, jossa määriteltiin, mitkä tiedot siirretään ja missä ne sijaitsevat. Koska tiedot olivat hajallaan eri järjestelmissä, niiden yhdistäminen vaati huolellista suunnittelua ja priorisointia.
"Tieto oli hajallaan, joten päätimme priorisoida: mitkä aineistot oli pakko saada heti mukaan, ja mitkä voidaan siirtää myöhemmin," Janne Hartman kertoo.
Tiedonsiirto tehtiin vaiheittain, ja sen yhteydessä havaittiin useita haasteita. Osa vanhoista tiedoista oli epäjohdonmukaista tai puutteellista, ja järjestelmien erilaiset rakenteet aiheuttivat teknisiä ongelmia. Joitakin aineistoja jouduttiin muokkaamaan manuaalisesti ennen siirtoa, jotta ne sopisivat uuden järjestelmän rakenteisiin.
"Esimerkiksi rakennusvalvonnan tiedot olivat osittain vanhentuneita tai ristiriitaisia, mikä vaati lisätyötä ennen siirtoa," Hartman kertoo.
Tiedonsiirron aikana Mikkelin kaupungin tiimi teki tiivistä yhteistyötä Trimblen asiantuntijoiden kanssa varmistaakseen, että tieto siirtyi oikeassa muodossa ja että käyttäjät pystyivät hyödyntämään sitä tehokkaasti heti käyttöönoton jälkeen.
Käyttäjäkoulutus ja toimintatapojen muutos
Kun tiedonsiirto oli saatu valmiiksi, seuraava vaihe oli järjestelmän käyttöönotto kaupungin eri yksiköissä. Tämä ei ollut pelkästään tekninen muutos, vaan se vaikutti merkittävästi myös työskentelytapoihin.
Käyttäjäkoulutus toteutettiin vaiheittain, ja se kohdennettiin eri käyttäjäryhmille heidän tarpeidensa mukaan. Pääkäyttäjät saivat syvällisemmän koulutuksen, jotta he pystyivät tukemaan muita käyttäjiä ja varmistamaan sujuvan siirtymän uuteen järjestelmään.
"Uuteen järjestelmään siirtyminen vaatii aina totuttelua. Meillä oli paljon ihmisiä, joiden työskentelytavat muuttuivat, ja siksi panostimme kattavaan koulutukseen ja tukeen," Frosti kertoo.
Trimblen puolella Janne Hartman ja hänen tiiminsä huolehtivat siitä, että koulutukset vastasivat kaupungin tarpeisiin ja että käyttäjät saivat riittävästi tukea käyttöönoton aikana.
"Halusimme varmistaa, että järjestelmän käyttöönotto ei aiheuttaisi tarpeetonta stressiä, vaan että kaikki käyttäjät saavat tarvittavan tuen," Hartman sanoo.
Vaikka projekti vaati paljon työtä, lopputulos on ollut sen arvoinen. Nyt kaupungin eri yksiköillä on yksi järjestelmä, jossa kaikki olennainen tieto on saatavilla reaaliajassa.
"Vertaa tilannetta siihen, että ennen piti avata 10 eri ohjelmaa! Ja nyt kaikki näkyy yhdellä ruudulla. Tämä nopeuttaa työtä valtavasti," Minna Frosti kuvailee.
Tieto ei ole enää hajallaan, vaan kaikki keskeiset tiedot löytyvät yhdestä paikasta. Asiakaspalvelu on parantunut, sillä esimerkiksi kaavat, kiinteistöt ja rakennukset saadaan nopeasti esille. Myös tiedon laatu on parantunut, sillä siirron yhteydessä dataa siivottiin ja yhtenäistettiin. Järjestelmä tarjoaa myös uusia mahdollisuuksia analytiikan ja tiedonhallinnan kehittämiseen.
SaaS-malli helpottaa ylläpitoa ja helpottaa jopa rekrytointia
Mikkelin kaupungilla on käytössä selainpohjainen Trimble Locus, joka hankittiin ohjelmisto palveluna -mallilla. Tämä on tuonut merkittäviä etuja tietohallinnolle.
"Tietohallinto on ollut hyvin mielissään. Koneille ei tarvitse asentaa mitään, ja päivitykset tulevat keskitetysti aina, kun tarvetta on," kertoo Minna Frosti.
Järjestelmän modernit työkalut ovat myös kilpailuetu rekrytoinnissa. Maankäyttöjohtaja Topiantti Äikäs uskoo, että ajanmukainen järjestelmä auttaa houkuttelemaan uusia osaajia ja sitouttamaan nykyistä henkilöstöä.
"Itä-Suomeen ja Etelä-Savoon rekrytointi ei ole aivan helppoa. Kun meillä on nuoria osaavia ihmisiä töissä, he myös pysyvät meillä, kun meillä on nykyaikaiset työvälineet," Äikäs toteaa.
Vaikka projekti oli mittava ponnistus, sen lopputulos on selkeä. Yksi järjestelmä yhdistää hajanaisen tiedon ja nopeuttaa työskentelyä. Työn tehokkuus on parantunut, ja kuntalaiset saavat entistä sujuvampaa palvelua.
Mikkelin kaupungin kokemus osoittaa, että vaikka järjestelmän vaihto on iso muutos, sen hyödyt ovat vielä suuremmat. Kun tieto liikkuu sujuvasti, koko kaupunki toimii paremmin!
Myös kaupunkilaiset hyötyvät uuden järjestelmän sähköisistä palveluista. Karttapalvelun avulla kuntalaiset voivat helposti tarkistaa alueensa kaavoitustiedot. Tonttien julkaisu- ja hakupalvelu puolestaan helpottaa uusien asuin- ja yritysalueiden löytämistä.
Entä mitä seuraavaksi?
Vaikka järjestelmän käyttöönotto on valmis, se ei tarkoita, että työ päättyisi tähän.
"Uusi järjestelmä tarjoaa meille entistä paremmat mahdollisuudet hallita ja hyödyntää tietoa, mutta sen ajantasaisuus ei pysy itsestään yllä. Tiedon ylläpito on jatkuva prosessi, joka vaatii säännöllistä päivittämistä ja laadunvalvontaa," Frosti toteaa. Myös Janne Hartman painottaa, että järjestelmän kehitys jatkuu käyttöönoton jälkeen. "Käyttäjät oppivat jatkuvasti uusia tapoja hyödyntää järjestelmää, ja sen myötä tulee myös uusia kehitystarpeita. Tämä on normaali osa digitaalisten työkalujen elinkaarta."
Tavoitteena on, että järjestelmää kehitetään jatkossa edelleen käyttäjäkokemusten perusteella. Lisäksi Mikkelin kaupunki aikoo hyödyntää analytiikkaa, jotta järjestelmän avulla voidaan tehdä entistäkin parempia päätöksiä. Tulevaisuudessa kaupungin tavoitteena on myös olla etunenässä hyödyntämässä järjestelmän uusia ominaisuuksia.
Mikkelin kaupungilla on yhdessä Trimble Locus -ympäristössä rakennusvalvonnan, ympäristövalvonnan, infrapuolen, kiinteistönmuodostuksen, kaavoituksen ja maaomaisuuden järjestelmät. Lisäksi kuntalaisten käytössä on sähköinen karttapalvelu sekä tonttien julkaisu- ja hakupalvelu. Rakennusvalvonnan lupien haku säilyy nykyisessä palvelussa, johon on rakennettu integraatio.
