Tapio Ahomäki
Kollegani kävi autokaupoilla ja hankki käyttöönsä uuden auton. Aloin miettimään, minkälaisia yhteneväisyyksiä liittyykään auton ja IT-järjestelmän käyttöönottoon.
Käyttöönotto tarkoittaa ytimekkäästi sitä, että jokin tuote tai hyödyke otetaan käyttöön. Auton käyttöönotto kuulostaa yksinkertaiselta, mutta siihenkin liittyy tiettyjen asioiden valmistelua ja suunnittelua. Tarvitaan esim. vakuutukset, parkki- tai latauspaikka ja huolto. Tietokoneohjelmiston, ja erityisesti kokonaisen organisaation yhteisen tietojärjestelmän käyttöönotto on syytä valmistella ja suunnitella huolella, jotta se onnistuu. Käyttöönottosuunnitelmassa huomioidaan kaikki aikataulut, tehtävät, resurssit, tekniset toimenpiteet ja mahdolliset riskit.
Hankintavaiheessa, niin autoja kuin ohjelmistojakin, vertaillaan ja arvioidaan niiden soveltuvuutta omiin tarpeisiin ja todennäköisesti halutaan myös suorittaa koeajo tai koekäyttö. Käyttöoikeuden niin autoon kuin ohjelmistoonkin voi hankkia omistusoikeudella tai nykyisin yhä useammin myös kuukausimaksullisena palveluna. Kun hankintaprosessi on saatu päätökseen, on aika ottaa hankinnan hyödyt käyttöön.
Ennen kuin autoon pääsee kunnolla tutustumaan, on säädettävä istuin ja hallintalaitteet kuljettajalle sopivaksi. Tietojärjestelmässä on aina joukko erilaisia parametreja, joiden avulla ohjelmiston toimintaa voidaan mukauttaa käyttäjäorganisaatiolle sopivaksi. Sovelluksen kauttaaltaan hallitseva konsultti osaa auttaa erilaisten vipujen säätämisessä sopivaan asentoon osana käyttöönottoa.
Jos uusi auto hankittiin entisen tilalle, on vanhassa mukana kulkeneet esineet siirrettävä uuteen - useimmiten ainakin jääraappa ja parkkikiekko. Vanhassa tietojärjestelmässä olleet tiedot vaativat migraation, jonka avulla tallennettu tieto saadaan siirrettyä käytettäväksi uudessa järjestelmässä. Tämäkin vaihe on osa käyttöönottoa ja se kannattaa suunnitella huolellisesti.
Auton käyttöönotto edellyttää vähintään sen perushallintalaitteiden toiminnan opiskelua. Nykyisissä autoissa on erittäin paljon kaikkea ”muuta mukavaa”, jonka käyttö ei välttämättä selviä suoraan nappuloita painelemalla, vaan on ehkä katsottava käsikirjasta vinkkejä. Ohjelmiston käytössä on usein samanlaisia piirteitä. Välttämättömät toiminnot löytyvät nopeastikin, mutta syvällisemmät toimintoketjut on syytä harjoitella läpi. Käyttöönottokoulutus auttaa ymmärtämään miten sovelluslogiikka toimii ja nopeuttaa käyttäjien oppimisprosessia.
Laajan tietojärjestelmän käytössä on myös noudatettava tiettyjä pelisääntöjä.
Nykyään yhä useampi auto hankitaan ladattavana hybridinä tai sähköautona, ja lataamisen mahdollistamiseksi on se saatava kytkettyä sähkövirtaan. Vain juuri autoon sopivaa pistokemallia voidaan käyttää. Tietojärjestelmät vaativat lähes aina kytkentöjä toisiin järjestelmiin. Ne voidaan toteuttaa, mikäli kummastakin sovitettavasta järjestelmästä löytyy yhteensopiva ”pistokemalli”, eli standardoitu rajapinta joka mahdollistaa tietovirrat.
Kun sitten autolla päästään matkaan ja ollaan liikenteen seassa, on muistettava noudattaa liikennesääntöjä. Laajan tietojärjestelmän käytössä on myös noudatettava tiettyjä pelisääntöjä. Tiedot on tallennettava määrämuotoisesti yhteisesti sovitulla tavalla, jotta ne ovat hyödynnettävissä oman organisaation keskeisissä työprosesseissa ja tietotarpeissa. Sooloiluun ei ole varaa sillä tietojen tulee olla yhteiskäyttöisiä ja yhteismitallisia.
Ongelmien hetkellä voi ottaa yhteyttä tukipalveluun, jossa asiantuntijat auttavat ratkaisujen löytymisessä.
Lopulta, kun on päästy ajelun makuun, on myös muistettava pitää auto kunnossa. Erilaiset tarkastukset ja määräaikaishuollot on tehtävä ajallaan, ja niiden kanssa voi olla huolettomasti, jos on tehnyt huoltosopimuksen. Joskus joku omituinen vikavalokin saattaa syttyä kojetauluun. Tietojärjestelmätkin vaativat huoltoa ja ylläpitoa, ja siksi kannattaa tehdä ylläpitosopimus. Ongelmien hetkellä voi ottaa yhteyttä tukipalveluun, jossa asiantuntijat auttavat ratkaisujen löytymisessä.
Onnistuneen tietojärjestelmän käyttöönoton avaintekijöitä ovat valmiit sovellukset sekä kaikkien osapuolten vahva sitoutuminen käyttöönoton suunnitteluun, resursointiin ja läpivientiin suunnitelman mukaisesti. Käyttöönotto on samalla myös organisaation oman toiminnan kehittämishanke, eikä pelkkä IT-projekti. Kun käyttöönotto on saatu päätökseen, on yhteinen ajelu mukavaa, ja päästään nauttimaan investoinnin tuomista hyödyistä.
