HS-Vesi är ett kommunalägt vattenbolag som grundades i Finland 2001. Det ger sina kunder service dygnet runt. Bolagets uppdrag är att säkerställa leverans och distribution av vatten av god kvalitet samt effektiv insamling och behandling av avloppsvatten inom sitt verksamhetsområde. Vattenverket betjänar cirka 80 000 personer och har ett mer än 2 600 km långt nät.
Under de senaste åren har HS-Vesi varit fast besluten att förbättra sin tillgångsförvaltningsprocess med hjälp av nätinformationssystemet Trimble NIS. Fördelarna, både i det dagliga arbetet och i ekonomiska termer, är tydligt synliga. Samtidigt hjälper den verksamhetsmodell som HS-Vesi och Trimble har utvecklat till att uppfylla sin skyldighet att övervaka vattenförsörjningsnätets skick, vilket krävs enligt den finska vattenförvaltningslagen (Finnish Water Management Act). Men hur kom de dit och var började allt egentligen?
Förändringen drivs av tydliga mål och viljan att lyckas
Under 2019 stod HS-Vesi inför ett akut behov av att utveckla sin process för tillgångsförvaltning. På grund av överflöd i avloppsnätet satte man utvecklingen av tillgångsförvaltningen som ett strategiskt mål. Särskilt i avloppsnätet var målet att förbättra underhållet som en del av det övergripande systemet. Samtidigt utarbetades handboken för förvaltning av tillgångar inom vattenförsörjningen (Vattenförsörjningsförbundet, VVY, 2019) och HS-Vesi deltog i arbetet. Det ramverk för tillgångsförvaltning som HS-Vesi utvecklat finns fortfarande som exempel i handboken.
"På företagsnivå började vi med ett dagligt tillvägagångssätt för vilka processer och funktioner som behövde införas. Vi började på gräsrotsnivå - först med fältarbete - och hade ett starkt ledningsstöd under hela projektet", säger Jarno Laine, planeringschef på HS-Vesi.
Vid planeringen av processen insåg man snabbt att för att uppnå målen behövdes konkret information om nätet och dess skick. HS-Vesi behövde inte börja från början. Den systematiska dokumentationen av nätet i nätinformationssystemet Trimble NIS under en lång tidsperiod utgjorde en bra grund för fortsatt utveckling. Med de grundläggande attributen (diameter, material och installationsår för rör) är det redan möjligt att få en god uppfattning om infrastrukturens långsiktiga tillstånd.
HS-Vesi hade redan 2015 infört Trimbles mobilapplikation Utility To Go för att stödja fältarbetet, så den var bekant för användarna i detta skede. Regelbundna ventilinspektioner på fältet hade också börjat ungefär samtidigt.
"Det faktum att vi hade börjat använda Utility To Go på fältet några år tidigare gjorde det lättare för oss att utveckla vår process för tillgångshantering. Vi kunde ta de första uppgifterna från Trimble NIS. Nätmodellen innehöll information om vilka objekt vi redan hade data om, vilka delar av nätet som underhållits och i vilket skick vårt nät var", säger Jarno Laine.
Resan till ett lyckat resultat
Bolagets tydliga syfte och starka vilja drev förändringen av verksamhetsmodellen och kulturen. Det fanns flera steg på vägen: fastställande av företagets mål, definition av kriterierna för prioritering av nätet, identifiering av de viktigaste delarna av nätet och förbättring av kvaliteten på befintlig data i nätet.
För att lyckas var det viktigt att människor på olika nivåer i organisationen (företagsledning, enhetschefer, förmän) var på samma sida när det gällde målen. Interna diskussioner om nyckelprocesser och mål och dokumentationen av dessa, gjorde det lättare att genomföra förändringen och följa rätt spår under förändringen.
Förutom att sätta upp mål arbetade man aktivt med underhållsrutiner tillsammans med fältgrupperna och ledningen.
"Att stödja den personal som använder systemen är centralt för oss - vad till exempel förmännen och teknikerna behöver och föreslår. De spelar en avgörande roll i den här processen genom att utföra inspektioner som ger information om nätets faktiska skick", säger Laine.
Trimbles roll i projektet var att hitta sätt att få nätinformationssystemet att uppfylla företagets mål och användarnas behov. Feedback från företagets förmän och andra användare var en prioritet när ändringar som stödde den nya verksamhetsmodellen gjordes i systemet.
Trimble NIS användes inte bara i underhållsprocessen utan även i investeringsplaneringen. Ett ramverk för projektplanering definierades i Trimble NIS för att identifiera projektets omfattning, utforma och presentera en preliminär lösning och beräkna en preliminär kostnadsberäkning för projektet.
De projekt som identifieras i planeringsprocessen prioriteras utifrån en poäng som beräknas med hjälp av definierade kriterier. HS-Vesi använde sig av externa konsulter för att hjälpa sina egna resurser att definiera kriterierna och formeln. I takt med att information blir tillgänglig kommer en regelbundet uppdaterad lista över projekt att ge vägledning för renoveringssekvenserna och den övergripande projektplaneringen.
Resultatet blev ett funktionellt och dynamiskt tillvägagångssätt för förvaltning av tillgångar, med en uppdelning i tre delar. "Enkelt uttryckt innebär detta att vi först identifierar de delar av nätet vars skick vi bör känna till. För det andra utnyttjas nätinformationssystemet för att använda tillgängliga data för att identifiera de objekt som bör repareras och även, för det tredje, de delar av nätet som bör renoveras", sammanfattar Laine.
Ett exempel på kunskapshantering: övervakning av tillstånd per underhållsområde
Idag är tillgångsförvaltning en del av den dagliga verksamheten på olika nivåer i en organisation. Dokumentation och datainsamling sker i fält i nätinformationssystemet. Användningen av ackumulerande data som en del av nätets informationssystem möjliggör rapportering och kunskapsbaserat beslutsfattande. Nätinformationssystemet är byggt för att stödja verksamhetsmodellen, vilket gör det lättare för VA-bolagets personal att ta hänsyn till dess strategiska mål, till exempel vid underhållsplanering. På så sätt styr målen även personalens dagliga arbete.
"Om du skulle fråga en vattennätstekniker vilken typ av kapitalförvaltning de gör idag, skulle de förmodligen svara att de gör det vanliga teknikarbetet. Men i själva verket skulle de göra det viktigaste jobbet – och det är att kontrollera skicket på nätet och göra underhåll.”
Genom denna verksamhetsmodell har kunskapsbaserad förvaltning blivit en del av vardagen. Den nya verksamhetsmodellen betonar långsiktig planering, med beslut baserade på tydliga siffror. Detta är kärnan i verkets kultur på alla nivåer. Renoveringar är korrekt inriktade där de behövs, baserat på nätverkets skick – inte för sent eller tidigt.
Jämfört med ett konventionellt renoveringsprogram för vattennät är HS-Vesis tillvägagångssätt dynamiskt. Renoveringsprogrammet uppdateras när nätets tillstånd förändras och mer information blir tillgänglig. Ändringar kan också göras på grundval av den feedback som erhålls.
"Ett renoveringsprogram som ändras hela tiden är mer användbart och lättare att använda i vardagen än ett stand-by-program som definierar exakt vad som ska göras och när", säger Laine.
"Genom att först ta de kritiska punkterna från listan kan vi hitta prioriteringarna för underhåll och renovering. Rören renoveras inte på traditionellt sätt när 60 år har gått, utan de har en livslängd på mellan 40 och 70 år (beroende på skick). Vår logik är att genom att känna till nätets skick kan vi åtminstone nå den planerade tekniska livslängden", fortsätter Jarno Laine.
Besparingarna i euro är särskilt synliga i den långsiktiga investeringsplaneringen. Processen kan inledas i god tid, vilket minskar riskerna för sena anbud eller budgetöverskridanden.
"Nu vet vi våra mål i god tid. Med en tidsram på tre till fem år kan vi samordna alla inspektioner för renoveringen och starta hela processen tidigare. Under hösten (2021) kunde vi till exempel samarbeta med en teknikkonsult för att planera projekt för 2023-2025. Detta skulle ha varit mycket svårt, om inte omöjligt, med den tidigare verksamhetsmodellen", säger Laine. Genom att göra upphandlingar i förväg kan man spara upp till hundratusentals euro.
En liknande trend kan ses inte bara inom investeringsplaneringen utan även inom underhållet. På företagsnivå var målet att 50 % av underhållsåtgärderna skulle planeras i förväg senast 2022. Verksamhetsmodellen gör det möjligt att uppnå målet. Den skapar förutsättningar för en förändring av fokus mot ett mer proaktivt underhåll i framtiden.
"Vi strävar efter att planera det kommande årets underhållsåtgärder i förväg med brunn-/ventilprecision. Arbetet kan tilldelas digitalt direkt till fältpersonalen med Utility To Go, vilket underlättar vardagen. Naturligtvis måste det finnas utrymme för handlingsutrymme, och man kan aldrig planera allt med 100 % noggrannhet. Det kommer alltid att finnas läckor och blockeringar - saker som man inte kan veta i förväg."
Andra fördelar
Den process för tillgångsförvaltning som HS-Vesi har utvecklat har också gett resultat i samarbetet mellan vattenverket och kommunerna. Fördelarna syns till exempel i samordningen och planeringen av investeringsprojekt och i förvaltningen av dagvattennätet.
"Vårt mål var att vi under 2021 skulle föreslå ett renoveringsprogram fram till 2030 för alla våra tre kommuner. Nu finns det nästan 800 investeringsprojekt på agendan i tidsplanen fram till 2040. Alla projekt har en preliminär kostnadsberäkning och är rangordnade efter känt skick. Vi kan nu prioritera våra inspektions- och planeringsresurser för de kommande åren. Betydande besparingar kan göras med hjälp av planeringsreserven, till exempel genom upphandlingar som görs i förväg."
De kommuner som är ägare till VA-bolaget ansvarar för den övergripande hanteringen av dagvatten i områden som omfattas av stadsplanering. Kommunerna följer vattenverkets verksamhetsmodell och använder samma nätinformationssystem, vilket effektiviserar samarbetet mellan vattenverket och kommunerna.
Det lönar sig för VA-bolaget att ta initiativ till dagvattenfrågor, även om det övergripande ansvaret för dagvatten i princip inte faller på vattenverket.
"I stor utsträckning är dagvattenhantering en gemensam insats, och ett fungerande dagvattensystem leder till exempel till minskade avloppsläckage."
Att blicka mot framtiden
Ju mer du får, desto mer vill du ha. Ramen för verksamhetsmodellen är på plats och nya mål är redan i sikte. Nästa steg är att utveckla rapporteringen för att stödja politiken, vilket också kommer att bidra till att stärka den kunskapsbaserade förvaltningen. HS-Vesi har också konkreta tips till alla vattenbolag som precis har börjat sitt arbete med tillgångsförvaltning.
"Det är värt att komma igång redan idag! Du behöver inte ett omfattande projekt för att komma igång; ett vattenbolag kan gå vidare i små delar. Definiera först vad du vill uppnå och identifiera och fokusera på de viktigaste delarna i nätet, t.ex. vattenledningarna. Dag för dag och vecka för vecka ökar fördelarna. Inom några år kommer den kunskapsbaserade förvaltningen definitivt att öka."
"Ett VA-bolag kan börja identifiera de viktigaste frågorna i underhållet av nätet. Nätinformationssystemet kan till exempel användas för att definiera huvudvattenledningar och huvudavloppsledningar. Finns näthierarkin på plats? Vilka är de viktigaste delarna av nätet? Genom att separera huvudledningar och andra ledningar efter typ kan du fördela de tillgängliga resurserna på bästa möjliga sätt. Du kan sedan gå vidare med att granska till exempel ventilerna i huvudvattenledningarna och rikta in dig på dem med prioriterade åtgärder.
"Det lönar sig att involvera programvaruleverantören tidigt i diskussionen, men innan dess måste VA-bolaget självt definiera sin egen vision. Utan den kommer inte heller den önskade kulturförändringen att ske", säger Laine.
Utvecklingsprocessen för en ny verksamhetsmodell kan förändras på vägen, och tydliga mål hjälper er att hålla er på rätt spår. Det är bäst att inte göra upp alltför detaljerade planer. Det är viktigt att ha en plan, men du bör också vara beredd att anpassa och förfina den under tiden.
"En bra utgångspunkt är att gå från den stora bilden till den mindre och se till att det finns en tydlig vision av vad du vill uppnå. När visionen väl är på plats finns hjälpen att tillgå", avslutar Jarno Laine.
