Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy (myöhemmin HS-Vesi) on Hämeenlinnan, Hattulan ja Akaan omistama vuonna 2001 perustettu, asiakkaitaan ympärivuorokautisesti palveleva vesihuoltoyhtiö. Yhtiön tehtävänä on huolehtia toiminta-alueellaan hyvänlaatuisen veden hankinnasta ja jakelusta sekä jätevesien tehokkaasta poisjohtamisesta ja puhdistamisesta. Yhtiön palveluiden piiriin kuuluu noin 80000 ihmistä ja yli 2600 kilometriä verkostoa.
HS-Vesi on viime vuosien aikana kehittänyt määrätietoisesti omaisuudenhallinnan prosessiaan verkkotietojärjestelmä Trimble NISin avulla. Hyödyt niin arkipäivän työssä kuin taloudellisellakin mittapuulla ovat selkeästi havaittavissa. Samalla HS-Veden Trimblen kanssa yhteistyössä rakennettu toimintamalli auttaa vesihuoltolaitosta myös täyttämään vesihuoltolaissa mainitun velvoitteen olla selvillä verkostonsa tilasta. Mutta miten tähän tilanteeseen päästiin, ja mistä kaikki oikeastaan alkoi?
Muutosajureina selkeä tavoite ja onnistumisen tahtotila
Konkreettinen tarve omaisuudenhallinnan prosessin kehittämiseen tuli HS-Vedellä eteen vuonna 2019. Taustalla olivat jätevesiverkostossa tapahtuneet ylivuodot, minkä johdosta yhtiö asetti strategiseksi tavoitteekseen omaisuudenhallinnan kehittämisen ja erityisesti jätevesiverkostossa kunnossapidon tehostamisen osana kokonaisuutta. Samaan aikaan työstettiin Vesihuoltolaitoksen omaisuudenhallinnan käsikirjaa (Vesilaitosyhdistys, VVY, 2019), jonka valmistelutyössä HS-Vesikin oli mukana. HS-Veden tuolloin työstämä omaisuudenhallinnan runko löytyy edelleen esimerkkinä käsikirjasta.
“Yhtiötasolla lähdimme arjessa lähestymään sitä, mitä prosesseja ja toimintoja pitäisi laittaa kuntoon. Vesihuoltolaitoksen omaisuudenhallinnan portaissa (Ikäheimo & Metsävuo, 2020) aloitimme ruohonjuuritasolta, kenttätyö edellä ja johdon tuki takana”, kertoo suunnittelupäällikkö Jarno Laine HS-Vedeltä.
Kehitysaskeleita suunniteltaessa havaittiin hyvin pian, että asetettuihin tavoitteisiin pääsemiseksi tarvitaan konkreettista tietoa verkostosta ja sen kunnosta. HS-Veden ei tarvinnut lähteä liikkeelle tyhjältä pöydältä. Verkkotietojen järjestelmällinen dokumentointi pitkältä ajalta Trimble NIS -verkkotietojärjestelmään antoi hyvän pohjan toiminnan kehittämiselle. Perustiedoilla (putkien osalta halkaisija, materiaali ja asennusvuosi) pääsee jo hyvin kiinni saneerausvelan muodostumiseen ja sen hallintaan. HS-Vedellä oli myös vuonna 2015 otettu käyttöön maastosovellus Trimble Utility To Go, joka oli tässä vaiheessa siten jo käyttäjille tuttu. Samoihin aikoihin oli myös aloitettu säännölliset venttiilitarkastukset maastossa.
“Se, että Utility To Go:n hyödyntäminen maastossa oli alkanut jo muutamaa vuotta aiemmin, helpotti meitä omaisuudenhallinnan prosessin kehittämisen alkuvaiheessa. Pystyimme ottamaan lähtötiedot Trimble NISistä: minkä kohteiden osalta meillä on jo tietoa, mitä verkoston osia ylläpidetään ja missä kunnossa meidän verkosto on”, kertoo Jarno.
Matka onnistuneeseen lopputulokseen
Yhtiön selkeä tavoite ja vahva tahtotila siivittivät toimintatapojen ja kulttuurin muutosta. Matkan varrelle mahtui useita vaiheita: yhtiön tavoitteiden asettamista, verkoston priorisoinnissa käytettävien kriteerien määrittämistä, tärkeimpien verkoston osien tunnistamista ja olemassa olevan verkkotiedon parantamista.
Onnistumisen kannalta oli olennaista, että henkilöt organisaation eri tasoilla (yhtiön johto, yksikköjen vetäjät, verkoston työnjohto) olivat tavoitteiden osalta samoilla linjoilla. Sisäiset keskustelut keskeisistä prosesseista ja tavoitteista sekä näiden dokumentointi helpottivat muutoksen läpivientiä ja punaisten langan seuraamista muutoksen aikana.
Tavoitteiden asettamisen rinnalla kunnossapidon toimintatapoja työstettiin aktiivisesti maastotyöntekijöiden ja putkimestareiden kanssa.
“Meille henkilöstön käytön tukeminen on avainasemassa - se, mitä esimerkiksi putkimestarit ja asentajat haluavat ja ehdottavat. He ovat ratkaisevassa asemassa tässä prosessissa, kun tekevät tarkastuksia tai tutkimuksia, joista saadaan tietoa verkoston todellisesta kunnosta”, toteaa Jarno.
Trimblen rooli kokonaisuudessa oli löytää keinot, miten verkkotietojärjestelmä saatiin vastaamaan yhtiön tavoitteita ja käyttäjien toiveita. Putkimestareiden ja muiden käyttäjien palaute oli etusijalla, kun verkkotietojärjestelmään tehtiin toimintamallia tukevia muutoksia.
Kunnossapitoprosessin lisäksi tässä yhteydessä siirryttiin myös hyödyntämään Trimble NISiä investointihankkeiden elinkaaren suunnittelussa. Trimble NISiin määriteltiin hankesuunnittelua varten kokonaisuus, jonka avulla tunnistetaan projektikokonaisuudet, suunnitellaan ja esitetään alustava ratkaisu sekä lasketaan projektille alustava kustannusarvio. Hankesuunnittelun yhteydessä tunnistetut projektit laitetaan tärkeysjärjestykseen määritettyjen kriteerien pohjalta lasketun priorisointiluvun perusteella. Käytettävien kriteerien ja laskentakaavan määrityksessä HS-Vesi käytti ulkopuolista konsulttia omien resurssiensa apuna. Tiedon lisääntyessä säännöllisesti päivittyvä lista projekteista näyttää suunnan saneerausjärjestykselle ja koko hankesuunnittelulle.
Lopputuloksena yhtiö sai toimivan ja dynaamisen tavan omaisuudenhallintaan, jonka ytimessä on kolmijako selvilläolovelkaan, kunnossapitovelkaan ja saneerausvelkaan. “Tämä tarkoittaa yksinkertaisuudessaan sitä, että tunnistamme verkoston, jonka kunnosta meidän tulisi olla selvillä (selvilläolovelka). Verkkotietojärjestelmä on valjastettu siihen, että käytettävissä olevien tietojen pohjalta tunnistamme korjausta vaativat kohteet (kunnossapitovelka) ja verkoston osat, jotka tulisi saneerata (saneerausvelka)”, tiivistää Jarno.
HS-Veden omaisuudenhallinnan prosessi kiteytettynä
Esimerkki tiedolla johtamisesta: selvilläoloastetta seurataan kunnossapitoalueittain
Tällä hetkellä omaisuudenhallinta on osa päivittäistä toimintaa organisaation eri tasoilla. Dokumentointi ja tiedonkeruu tehdään maastossa suoraan verkkotietojärjestelmään. Kertyvän tiedon hyödyntäminen osana verkkotietojärjestelmää mahdollistaa raportoinnin ja tietoon pohjautuvan päätöksenteon. Verkkotietojärjestelmä on rakennettu tukemaan haluttua toimintamallia, minkä vuoksi verkoston työnjohtajan on helpompi ottaa huomioon yhtiön strategiset tavoitteet esimerkiksi kunnossapidon suunnittelussa. Tätä kautta tavoitteet myös ohjaavat verkostoyksikön päivittäistä työtä.
“Jos asentajalta kysyisi, mitä omaisuudenhallintaa tänään teet, hän varmaan vastaisi, että teen normaaleita verkostoasentajan töitä. Hän kuitenkin tekee juurikin sitä tärkeintä eli (kunnon) selvilläoloa ja kunnossapitoa."
Toimintamallin kautta tiedolla johtaminen on tullut osaksi arkipäivää. Uudessa toimintamallissa korostuu pitkäjänteinen toiminnan suunnittelu, jossa päätökset perustuvat selkeisiin numeroihin. Tämä on yhtiön toimintakulttuurin ytimessä kaikilla tasoilla. Saneeraukset kohdistetaan oikein verkoston kunnon mukaan sinne, missä tarvetta on – ei liian myöhään tai liian aikaisin.
Verrattuna tavanomaiseen saneerausohjelmaan, HS-Veden toimintamalli on dynaaminen. Saneerausohjelma päivittyy, kun verkoston kunto muuttuu ja tieto lisääntyy. Myös muutosten teko onnistuu tulleen palautteen mukaan.
“Saneerausohjelma, joka elää koko ajan, on käytettävämpi ja helpompi arjessa kuin stand-by -mallinen, jossa määritellään tarkasti mitä tehdään ja milloin”, toteaa Jarno.
“Kun otamme listalta ensin kriittiset kohteet, löydämme kunnossapidon ja saneerauksen prioriteetit. Putkia ei saneerata perinteisellä tavalla kun 60 vuotta on mennyt, vaan meillä pitoaika vaihtelee 40-70 vuoden välillä (kunnon mukaan). Meidän logiikka on se, että tuntemalla verkoston kunnon, pääsemme vähintään suunniteltuun tekniseen pitoaikaan”, Jarno jatkaa.
Euromääräiset säästöt näyttäytyvät erityisesti pitkäjänteisessä investointien suunnittelussa. Hankesuunnittelu pystytään aloittamaan hyvissä ajoin, mikä pienentää kilpailutuksen myöhästymiseen tai budjetin ylittymiseen liittyviä riskejä.
“Nyt tiedämme kohteet hyvin pitkälle etukäteen. Kolmen-viiden vuoden aikajänteellä saamme koordinoitua kaikki saneerausta koskevat tutkimukset ja käynnistettyä koko prosessin aiemmin. Esimerkiksi syksyllä (2021) pääsimme rakennussuunnittelukonsultin kanssa suunnittelemaan vuosien 2023-2025 hankkeita. Tämä olisi ollut aiemmalla toimintatavalla hyvin vaikeaa, ellei jopa mahdotonta”, kertoo Jarno. Oikea-aikainen kilpailutus voi tuoda säästöjä jopa satoja tuhansia euroja.
Vastaava trendi näkyy investointien suunnittelun lisäksi myös kunnossapidossa. Konsernitavoitteena yhtiöllä oli se, että kunnossapidosta 50% olisi suunniteltu etukäteen vuoteen 2022. Toimintamalli mahdollistaa, että tavoite saavutetaan ja luo edellytykset painopisteen siirtämiseksi jatkossa yhä enemmän ennakoivan kunnossapidon puolelle.
“Pyrimme suunnittelemaan etukäteen tulevan vuoden kunnossapidon kaivon / venttiilin tarkkuudella. Putkimestarit pystyvät antamaan työt sähköisesti suoraan tekijöille Utility To Go:hon, mikä tuo helpotusta arkeen. Liikkumavaraa tietysti pitää olla, eikä kaikkea pysty koskaan suunnittelemaan sadan prosentin tarkkuudella. Aina tulee vuotoja ja tukoksia – sellaista, mitä etukäteen ei voi tietää.”
Muita hyötyjä
Yhtiön kehittämä omaisuudenhallinnan prosessi on kantanut hedelmää myös yhteistyössä kaupungin kanssa. Edut ovat havaittavissa esimerkiksi investointihankkeiden yhteensovituksessa ja aikataulutuksessa sekä hulevesiverkoston hallinnassa.
“Tavoitteenamme oli, että vuoden 2021 aikana teemme kaikille omistajakunnillemme (Hämeenlinna, Hattula ja Akaan kaupunki) saneerausohjelmaehdotuksen vuoteen 2030 asti. Nyt käsiteltäviä investointikohteita on lähes 800 järjestyksessä 2040-luvulle. Kaikilla projekteilla on alustava kustannusarvio ja ne on järjestetty tunnetun kunnon mukaan. Nyt pystymme etupainoisesti kohdistamaan tutkimus- ja suunnitteluresurssit lähivuosien kohteisiin. Suunnitteluvaranto näyttäytyy huomattavana rahansäästönä esimerkiksi oikea-aikaisen kilpailutuksen kautta.”
Omistajakunnat vastaavat hulevesien kokonaishallinnasta asemakaavoitetuilla alueilla. Kunnat hyödyntävät yhtiössä kehitettyjä toimintamalleja samoilla järjestelmillä, mikä sujuvoittaa yhteistyötä vesihuoltolaitoksen ja kuntien välillä. Vesihuoltolaitoksen kannattaa olla aloitteellinen hulevesiasiassa, vaikka huleveden kokonaisvastuu ei vesihuoltolaitokselle lähtökohtaisesti kuulukaan.
“Hulevesien hallinta on mitä suuremmissa määrin yhteispeliä ja toimiva hulevesijärjestelmä näyttäytyy laitokselle esimerkiksi vähentyneinä jätevesiviemärin vuotovesinä.”
Katse tulevaisuuteen
Nälkä kasvaa syödessä. Toimintamallin raamit ovat kasassa ja uusia tavoitteita on jo kiikarissa. Seuraavana kehityskohteena on toimintamallia tukevan raportoinnin kehittäminen, joka osaltaan vahvistaa myös tiedolla johtamista. Takataskuun on kertynyt myös konkreettisia vinkkejä työtään aloittelevalle vesilaitokselle.
“Aloittaa kannattaa vaikka tänään! Aloittamiseen ei tarvitse massiivista projektia, vaan vesihuoltolaitos voi edetä pienissä paloissa: ensin määrittelee, mitä halutaan aikaiseksi ja tunnistaa verkoston tärkeimmät kohdat, kuten päävesijohdot ja keskittyy niihin. Päivä päivältä ja viikko viikolta hyötyjen määrä kasvaa. Muutaman vuoden sisällä tiedolla johtaminen lisääntyy ehdottomasti.”
“Laitos voi lähteä määrittelemään tärkeimpiä asioita verkoston kunnossapidossa, sitä punaista lankaa. Verkkotietojärjestelmää voi hyödyntää esimerkiksi päävesijohtojen ja pääviemäreiden määrittelyssä. Onko verkoston hierarkia kunnossa? Mitkä ovat verkoston tärkeimmät osat? Määrittelemällä tärkeimmät johdot ja muut johdot esimerkiksi eri lajilla, pystyy kohdistamaan käytettävissä olevat resurssit mahdollisimman hyvin. Tämän jälkeen voi lähteä käymään vaikkapa päävesijohtojen venttiileitä läpi, joihin kohdistaa priorisoidut toimenpiteet.”
“Ohjelmistotoimittaja kannattaa ottaa aikaisessa vaiheessa mukaan keskusteluun, mutta sitä ennen laitoksen pitää itse määrittää oma visio. Jos sitä ei ole, myöskään haluttua kulttuurin muuttumista ei tapahdu”, toteaa Jarno.
Uuden toimintamallin kehittäminen elää matkan varrella ja selkeät tavoitteet auttavat pitämään oikean suunnan. Turhan yksityiskohtaiseksi suunnittelussa ei kuitenkaan kannata mennä. Suunnitelma tulee olla ja sitä kannattaa seurata, mutta pitää olla myös valmis muokkaamaan ja tarkentamaan suunnitelmaa matkan edetessä.
“Hyvä lähtökohta on edetä isosta kuvasta pienempään, kun varmistaa, että punainen lanka on olemassa – visio siitä, mitä halutaan saada aikaiseksi. Kun se löytyy, niin apuja löytyy kyllä”, päättää Jarno.
Haluatko tietää lisää? Ota yhteyttä!
Jenni Malmlund, jenni.malmlund@trimble.com
Lähteet
Ikäheimo & Metsävuo (2020): Vesihuoltolaitosten digistrategia – portaat digitalisaation hyödyntämiseen
