asiointi.fi - Tontti -sovellus on ollut käytössä Jyväskylän kaupungin tonttituotannossa pian kahden vuoden ajan. ”Sovellus helpottaa kaikkien elämää”, toteaa paikkatietopäällikkö Janne Hartman Jyväskylän kaupungin paikkatietopalveluista.
Jyväskylässä maaomaisuutta ylläpidetään Trimble Locus -paikkatietojärjestelmässä. Tiedot myytävistä tonteista julkaistaan tonttitarjontasovelluksen avulla kaupungin verkkosivuilla. ”Julkaisussa tarvittavat tiedot myytävistä tonteista haetaan tonttitarjonnassa automaattisesti Trimble Locus- järjestelmän eri rekistereistä”, Hartman selvittää.
”Julkaisu on todella helppoa. Se on melkein kuin laittaisi rastin ruutuun, että tämä tontti julkaistaan. Tämän lisäksi järjestelmään syötetään vain muutamia muita tietoja, kuten julkaisun ja julkaisun lopettamisen päivämäärä ja kellonaika”, Hartman kertoo.
Aiemmin työ tehtiin manuaalisesti. Julkaistavasta tontista tarvittavat tiedot haettiin eri järjestelmistä ja rekistereistä, ja näitä tietoja on paljon: muun muassa sijainti-, kaava-, ja omistajatiedot, rakennusoikeudet ja työohjeet sekä kiinteistön hintatiedot.
”En nyt sano mitään täsmällistä lukua siitä, kuinka paljon henkilöstöresursseja tämän avulla vapautui muihin tehtäviin, mutta ihan selkeästi tämä on nopeuttanut tonttien julkaisua. Ennen tietojen kasaamiseen eri lähteistä meni ihan merkittävä määrä aikaa”, Hartman hahmottelee.
Manuaalisessa tietojen keräämisessä oli aina myös inhimillisen virheen mahdollisuus. ”Tätä virhemahdollisuutta ei enää ole, sillä tiedot saadaan automaattisesti suoraan alkuperäisistä tietokannoista.” ”Hyvällä järjestelmällä tilanne on hyvässä hallinnassa.”
Sähköinen tonttitarjonta on asiakaspalvelua
Myytävien ja vuokrattavien tonttien esittely kaupungin verkkosivuilla palvelee myös kaupungin asiakkaita eli tonteista kiinnostuneita ostajia.
Tontit julkaistaan kaupungin verkkosivuilla karttapalvelussa, joten kartta ja kaikki sen hakutoiminnot ovat käytettävissä. Hakija näkee saman tien, kuinka lähellä koulut, päiväkodit ja urheilumaastot tai kirjastot ja terveyskeskuspalvelut ovat.
Julkaistun tontin yhteydestä löytyvät myös hinta- ja kaavatiedot, rakennusoikeudet ja työohjeet, jotka jokainen voi tallentaa tai tulostaa itselleen.
”Tämä on vähentänyt tarjolla oleviin tontteihin liittyvien puhelujen määrää asiakaspalvelussa, meidän ei enää tarvitse kertoa lukemattomia kertoja samoja asioita, kun ne löytyvät verkosta”, Hartman kertoo.
Trimblen tonttitarjontasovellusta on jatkokehitetty määrätietoisesti. Keväällä 2012 tonttien sähköinen varausjärjestelmä oli testikäytössä Lahdessa, ja syksyllä sovellus otetaan tuotantokäyttöön sekä Lahdessa että Jyväskylässä.
Aiemmin asiakkaat täyttivät pdf-muotoisen hakemuksen ja toimittivat sen kaupungille. Sähköisessä tonttien varauspalvelussa hakija tekee tonttivarauksen suoraan netissä, samassa paikassa, missä tontit tietoineen ovat nähtävillä. ”Tämä kuulostaa pieneltä muutokselta, mutta itse asiassa taustalla on tehty aika isoja muutoksia, jotta sovellus on saatu otettua käyttöön”, Hartman kertoo.
Sähköinen tonttien varausjärjestelmä hakee automaattisesti hakemuksessa tarvittavia tietoja eri tietokannoista, joten hakemuksen täyttö helpottuu. Lisäksi palvelusta lähtee automaattisesti tieto hakijoille, ovatko he saaneet tontin vai eivät.
Jyväskylän kaupungin strategiassa on linjattu, että kaupunki haluaa tarjota kaupunkilaisille ja muille asiakkailleen sähköisiä palveluja ja olla mukana sähköisen kehityksen etulinjassa, sillä sen nähdään hyödyttävän kaupunkia. Esimerkiksi tonttien automaattinen julkaisusovellus ja sähköinen hakumenettely ovat investointeja, mutta ne myös palvelevat monipuolisesti asiakkaita ja tuottavat säästöjä tehostaessaan toimintoja.
Hartman huomauttaa vielä lopuksi, että ”Palvelu toimii myös tonttien sähköisenä markkinointina. Tämän avulla saamme verkkosivuillemme kattavat tiedot tonteistamme, niitä voi tarkastella esimerkiksi asuinalueittain ja kaiken näkee yhdellä silmäyksellä. Hyvin esillä olevan tarjonnan ansiosta asiakas saattaa valita Jyväskylän tontin, ja onnistunut tonttien myynti tuo tuloja kaupungille.”
