​Rakentaja asioi Espoon kaupungin sähköisessä asiointipalvelussa reaaliaikaisesti

Rakennushankkeen lupaprosessi käynnistyi virallisesti 1.10.2018, kun hankkeen pääsuunnittelijana toimiva arkkitehti Leena Brooke perusti uuden toimitalon lupahakemuksen Espoon kaupungin sähköiseen asiointipalveluun.

Toki näin suuressa hankkeessa asiaa oli esitelty Espoon kaupungille erilaisissa tapaamisissa jo ennen lupaprosessin käynnistämistä. Hanketta edelsi myös kaavamuutosprosessi. Koska Hatsinanpuiston alueen voimassa oleva kaava ei sallinut toivotun korkuista toimitilarakentamista, haettiin poikkeuslupaa ennen hankkeen rakennuslupaprosessin käynnistämistä — Espoon sähköisen asiointipalvelun kautta sitäkin. Espoon käyttämän Trimble-karttapalvelun avulla arkkitehdit ovat puolestaan tutustuneet alueen kaavamääräyksiin.

Lupaprosessin edetessä Leena Brooke ja Anna Ryhänen latasivat asiointipalveluun päivittyneitä lupapiirustuksia sitä mukaa kun rakennusvalvonta esitti täydennyspyyntöjä. Lisäksi palveluun ladattiin muitakin tarvittavia lupaliitteitä, kuten selvityksiä suunnittelijoiden pätevyyksistä, tontin hallinnasta, melusta sekä rakennus- ja purkujätteen käsittelystä. Rakentamisen aikana asiointipalvelun kautta toimitetaan myös tarvittavat rakenne- ja erityissuunnitelmat.

Espoon kaupungin rakennusvalvontaviranomaiset puolestaan kirjaavat järjestelmään tiedot toimitetuista katselmuksista ja lupaehtojen valvonnasta. Esimerkiksi tiedot kesäkuussa tehdystä rakennuksen paikan merkitsemisestä löytyvät näppärästi asiointipalvelusta.

​Rakentaja hyötyy sähköisestä asioinnista

“Rakennushankkeeseen ryhtyvän näkökulmasta järjestelmä on hyvä, sillä se kokoaa suurelta osin rakennuslupaan liittyvän viranomaisasiointitiedon yhteen paikkaan. Jos hankkeeseen tulee matkan varrella uusia osapuolia, rakennuslupaan liitttyvät asiat on mahdollista käydä läpi kootusti”, kertoo projektinjohtaja Pirkka Pikkarainen NCC:ltä. “Järjestelmä lisää myös toiminnan läpinäkyvyyttä. Kaikesta asioinnista jää järjestelmään jälki ja käytyihin keskusteluihin pääsee tarvittaessa palaamaan myös jälkeenpäin”, lisää Pikkarainen.

Aina asiat eivät ole olleet näin. Arkkitehdit muistavat miten asioita hoidettiin ennen sähköistä asiointipalvelua. “Rakennusvalvonnan asiakaspalveluun varattiin aika ja kun sovittu päivä vihdoin koitti, lupapiirustusniput napattiin kainaloon ja vietiin esiteltäväksi lupaviranomaiselle. Tätä ennen piirustusnippujen kanssa oli jo kuljettu eri virastoissa suunnitelmia hyväksyttämässä. Rakennuslupa-asiakirjat ja niiden tiedot kaivettiin mapeista, kun niitä tarvittiin”, kertoo Leena Brooke.

Sähköisen järjestelmän ajatuksena on, että kaikki osapuolet pystyvät toimimaan yhdessä yhteisessä työtilassa reaaliaikaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että enää ei Brooken ja Ryhäsenkään tarvitse hypätä autoon, vaan kuvat voi siirtää rakennusvalvonnan hyväksyttäväksi napin painalluksella.

Toki samalla kun digitalisaatio on vähentänyt tarvetta käydä paikan päällä rakennusvalvontavirastossa, ovat viranomaisten vaatimukset kasvaneet. Jos aiemmin rakennuslupaa varten piti hankkia viisi selvitystä, nyt niitä vaaditaan viisitoista. Rakennuttajan näkökulmasta kohonnut viranomaisten vaatimustaso, mutta myös digitaalisuuden tarjoama toiminnan tehokkuus ja läpinäkyvyys luovat toimialalle erinomaisen lähtökohdan erilaisten vaatimusten ja laatustandardien täyttämiseen.

Espoon rakennusvalvonnassa luvat käsitellään sähköisesti

Espoon kaupungin rakennusvalvonnassa työskentelee tällä hetkellä 17 käsittelijää, 5 assistenttia ja 13 rakennustarkastajaa. Kaiken kaikkiaan rakennusvalvonnan organisaatioon kuuluu n. 50 henkeä. Rakennuslupien lisäksi virasto käsittelee myös maisematyö-, toimenpide, -purku- ja jatkoluvat.

Rakennusvalvontaorganisaation työtehtäviin kuuluu mm. lupa-asioiden ennakkokäsittely yhdessä asiakkaan kanssa, luvan myöntämiseen liittyvien tietojen oikeellisuuden tarkistaminen, mahdollinen naapureiden kuuleminen ja tarvittavien lausuntojen pyytäminen muilta viranomaisilta, sekä tietysti luvan käsittely ja myöntäminen joko viranhaltijapäätöksenä tai päätösesityksen valmistelu rakennuslautakunnan päätettäväksi. Kun työtehtävien määrä on suuri ja haettujen lupien määrä nousee vuosittain liki kahteentuhanteen, on selvää, että toiminnan täytyy olla mahdollisimman tehokasta.

Rakennusvalvonnassa työskentelevät arkistosuunnittelija Jani Salminen ja lupasihteeri Maarit Lakso ovatkin päässeet aitiopaikalta todistamaan toimintatapojen muutosta Espoossa.

“Vuosien kuluessa lupien käsittely on muuttunut lähes täysin sähköiseksi ja nykyään koko lupaprosessi voidaan hoitaa alusta loppuun digitaalisesti, aina ensimmäisestä yhteydenotosta laskun kirjoittamiseen asti. Leimattuja piirustuksiakaan ei lähetetä asiakkaille enää postitse, vaan ne ladataan asiointipalveluun, jossa ne ovat heti asiakkaan saatavilla. Myös myönnetyt luvat tiedotetaan yksinomaan netissä“, kertovat Salminen ja Lakso.

Nykyisin Espoossa lähdetään jo oletusarvoisesti siitä, että luvat laitetaan vireille netissä ja organisaation perinteisiä työprosesseja on pyritty optimoimaan siten, että ne tukevat sähköistä asiointia eikä päinvastoin.

​Rakennusvalvontaprosessin sähköistämisen hyödyt näkyvät Espoossa konkreettisesti.

Salmisen ja Lakson mukaan työ on kantanut myös hedelmää. “Espoo on yksi suomen nopeimmin kasvavista kaupungeista, mutta tästä huolimatta viraston työntekijämäärää ei ole tarvinnut kasvattaa, vaikka uusien lupahakemusten määrä ja varsinkin hankkeiden laajuus ja vaativuus on vuosien mittaan jatkuvasti kasvanut. Kustannukset on saatu siis pidettyä kurissa.” Myös lupien kirjaaminen ja päätöksistä tiedottaminen on nopeampaa ja edullisempaa, sillä työaikaa ei enää kulu tietojen kirjoitteluun lomakkeilta rekisteriin, eikä päätösotteiden tulosteluun ja postittamiseen.

“Ilman sähköisen asioinnin toteuttamista myös rakennusvalvonnan arkistoille olisi pitänyt hankkia lisää tilaa, sillä jo vuonna 2014 rakennusvalvonnan 120m2 arkistotilat olivat lähes täynnä", Salminen ja Lakso pohdiskelevat.

​Täysin sähköiseen asiointiin päästään tuskin koskaan

Vaikka kaikki rakennusluvat haetaan Espoossa sähköisesti, hyvin pieni osa muista viraston toimialaan kuuluvista luvista haetaan edelleen paperilla. Vuonna 2018 kaikista rakennusvalvontavirastoon tulleista lupahakemuksista 4-5% vastaanotettiin paperilla. Nämä luvat olivat pääosin jatkoaikahakemuksia ja lupahakemuksia puiden kaatoon. Täysin sähköiseen asiointiin tullaan tuskin pääsemään koskaan, sillä laki velvoittanee kuntia ottamaan vastaan paperisia hakemuksia jatkossakin. Toki myös paperilla vastaanotetut luvat siirretään sähköiseen järjestelmään, joten tehokkaalta sähköiseltä käsittelyltä ei paperinenkaan lupahakemus Espoossa välty.