Hyvä tietojärjestelmä tukee keskeisiä työprosesseja ja mahdollistaa niiden suorittamisen tehokkaasti ja luotettavasti. Kun vielä työtavat mietitään vastaamaan digitalisaation tarjoamia mahdollisuuksia, päästään tuottavuudessa uudelle tasolle.
Työskentelyn keskiössä ovat tiedot, ja kunnan teknisellä sektorilla useimmiten paikkatiedot. Yksittäisen työtehtävän kannalta tarvittavat tiedot tulee olla mallinnettu siten, että tarvittava tietojen haku tai muokkaaminen voidaan tehdä yhdellä työvälineellä yhteen kertaan. Paikkatietojen kohdalla tämä tarkoittaa luonnollisesti sitä, että sekä geometria- että attribuuttitiedot (”kartta- ja rekisteritiedot”) voidaan käsitellä yhdessä, yhdellä sovelluksella ja yhdellä kertaa.
Erilaisten vakioitujen työtehtävien tai tuotteiden tekoon voidaan rakentaa automatisoituja työnkulkuja. Tällöin käyttäjän tehtäväksi jää valita se kohde, josta ko. tehtävä halutaan toteuttaa, ja ohjelmiston tehtäväksi jää tuottaa haluttu lopputulos. Esimerkiksi kiinteistönmuodostustehtävissä tarvitaan vakiomuotoisia toimitusten dokumentteja: karttoja ja asiakirjoja. Kun käyttäjän tarvitsee laatia vaikkapa tonttijakokartta, voidaan sen tuottaminen automatisoida. Käyttäjä syöttää tai osoittaa tonttijakoon liittyvän tunnuksen, jonka perusteella sovellus hakee taustalla olevista rekistereistä tarvittavat tiedot. Sovellus generoi tonttijakokartan ennalta määriteltyjen asetusten mukaisesti, laskee ja lisää vaikkapa tonttien muodostumistiedot, pinta-alat, rajamitat ja muut merkinnät. Käyttäjän ei tarvitse erikseen kerätä mitään tietoja työskennellessään ja lopputulos syntyy hetkessä. Syntynyt karttatuloste välitetään suoraan dokumentinhallintajärjestelmään metatietoineen. Samassa yhteydessä siihen kytketään oikea TOS-luokitus.
"Tehokas työskentely vaatii, että kaikki prosessiketjun sisäiset vaiheet ja työnkulku voidaan ohjata ja vastuuttaa tietojärjestelmään."
Yksittäisistä työtehtävistä rakentuu pidempiä prosesseja. Tehokas työskentely vaatii, että koko prosessiketjun sisäiset vaiheet ja työnkulku voidaan ohjata ja vastuuttaa tietojärjestelmään.
Kiinteistönmuodostuksessa kokonainen toimitusprosessi käsittää esimerkiksi vaiheet:
- Hakemuksen vastaanotto ja tarkastus
- Arkistotutkimukset
- Maastotyöt
- Tiedottaminen
- Toimituskokous
- Asiakirjojen laadinta
- Merkintä kiinteistörekisteriin
- Ilmoitukset ja asiakirjojen toimittaminen
- Laskutus
Kullekin vaiheelle määritellään suorittava henkilö, jolle prosessi ohjautuu aina edellisen vaiheen jälkeen. Henkilö voi suorittaa oman vaiheensa tai ohjata ko. vaiheen toiselle henkilölle. Järjestelmässä nähdään miten kunkin asian eri prosessit etenevät, koska ne on suoritettu ja kenen toimesta.
"Prosessien digitalisointi oikeilla työkaluilla auttaa automatisoimaan toimintaa ja tehostaa työn tuottavuutta."
Kun prosessit ovat hanskassa ja tiedot ojennuksessa, voidaan olla hyvillä mielin. Prosessien digitalisointi oikeilla työkaluilla auttaa automatisoimaan toimintaa ja tehostaa työn tuottavuutta. Ja ne hanskat eivät ainakaan ole hukassa!
