Kainuulaisessa sähköverkkoyhtiö Kajave Oy:ssa on siirrytty nopeampaan ja läpinäkyvämpään maankäyttösopimusten hallintaan. Verkkoyhtiössä käsitellään keskimäärin noin 1 000 maankäyttösopimusta vuodessa. Käytössä on selainpohjainen sovellus sopimustenhallintaan. Sovellus mahdollistaa sujuvamman suunnittelu- ja rakentamisprosessin, lyhyemmän läpimenoajan ja näkyvyyden sopimusten tilaan rakennushankkeen eri osapuolille missä ja milloin tahansa. Maankäyttösopimusten tehokas hallinta myös nopeuttaa rakentamisen aloitusta.
Tyypillisesti maankäyttösopimuksen käsittelyprosessissa on monta vaihetta. Läpimenoaika voi olla pitkä, mikä heijastuu verkon rakentamisen aloittamiseen. Myös näkyvyyden puute sopimuksen tilaan saattaa aiheuttaa haasteita rakennushankkeen eri osapuolille. Näin oli myös Kajavessa, jossa maankäyttösopimukset eivät olleet näkyvissä eivätkä kytkettyinä verkkotietojärjestelmään kuin vasta verkon rakentamisen jälkeen.
Vanha monivaiheinen prosessi hajautti tiedon
Rakennuttajapäällikkö Aki Palo Kajavesta kertoo, että aiemmassa prosessissa, etenkin sopimuksen työstövaiheessa, tieto oli tallennettuna moneen eri paikkaan.
– Materiaalit olivat usein hajallaan monessa eri paikassa. Ongelmaksi muodostui myös luotettavan tilannekuvan rakentaminen ja ylläpitäminen, Palo kuvailee vanhan prosessin haasteita.
Maankäytön sopimukset laadittiin sovelluksella, joka ei keskustellut suoraan verkkotietojärjestelmän kanssa. Prosessi sisälsi rajapinnan maanmittauslaitoksen tietokantaan. Verkkotietojärjestelmään sopimukset tulivat näkyviin kuitenkin vasta, kun verkko oli rakennettu. Sopimuskartat taas tehtiin verkkotietojärjestelmässä, tulostettiin PDF-muotoisena ja liitettiin toisessa järjestelmässä laadittuun sopimukseen.
Maanomistajan allekirjoitus hoidettiin sähköisen allekirjoituspalvelun avulla. Aki Palo kertoo, että palvelu toimi hyvin mutta vaati jatkuvaa seuraamista suunnittelijalta ja tilaajalta.
– Lisäksi sopimukset piti saada ensin oikeaan muotoon ja yhdistettyä kartan kanssa, jonka jälkeen siirto sähköiseen allekirjoituspalveluun tehtiin manuaalisesti.
Valmiiden sopimusten maksatus ja arkistointi sisälsi myös useita manuaalisia siirtoja ja vaiheita, kun sopimukset ladattiin allekirjoituspalvelusta ja arkistoitiin. Verkkotietojärjestelmään tallennettiin kiinteistörajoille tehtyjen sopimusten tunnukset sopimuspisteinä. Lisäksi sopimusten laadintajärjestelmään piti käydä kuittaamassa erikseen sopimus palautuneeksi ja maksuposti eteenpäin sopimus kerrallaan, Palo kertoo.
Maankäytön sopimus maaliin jo ensimmäisellä maastokäynnillä
Prosessin suoraviivaistamiseksi Kajave otti käyttöön Trimble Unity Contract Manager -sovelluksen, jonka avulla maankäyttösopimus integroidaan verkkotietoihin ja suunniteltuun reittiin jo alussa. Ajantasainen tieto sopimustilanteesta on näkyvissä kaikkialla, niin maastossa kuin toimistollakin.
– Sopimustilannetta pääsevät seuraamaan reaaliaikaisesti kaikki suunnittelijoista työnjohtoon koko suunnitteluvaiheen ajan. Lisäksi työkartat voidaan nykyisin piirtää suoraan verkkotietojärjestelmän tietokantaan omalle karttatasolleen. Kartat ovat järjestelmässä automaattisesti kytkettävissä sopimuksiin ja muokattavissa kaikilla työmaan henkilöillä ilman erillisten sovellusten käyttöä, Palo kuvailee uutta prosessia.
Ihannetilanteessa sovelluksella maankäyttösopimus voidaan viedä loppuun asti jo ensimmäisen maastokäynnin aikana, sillä maanomistaja voi allekirjoittaa sopimuksen paikan päällä mobiililaitteella.
– Saamme hoidettua asiakkaan kanssa asiat yhdellä käynnillä reitin sopimisesta valmiiseen sopimukseen saakka, Aki Palo toteaa.
Kajave hyödyntää sovelluksen rajapintaa allekirjoituspalvelun kanssa. Sovellus automatisoi allekirjoitusprosessin seurannan. Maanomistaja antaa tilinumeronsa korvausten maksua varten allekirjoittamisen yhteydessä ja sopimuksen valmistuminen näkyy automaattisesti sovelluksessa. Tieto sopimuksen valmistumisesta lähtee myös automaattisesti sopimuksesta vastuussa olevalle henkilölle.
Tietojen hallinnan keskittäminen ja manuaalisten vaiheiden automatisointi tukee tietoturvallisia käytäntöjä.
Palo kertoo, että sopimuksen maksatus voidaan tehdä massa-ajona rajapinnan kautta Kajaven asiakastietojärjestelmään. Kehityksen alla on myös arkistointiin liittyvä toiminto, joka hyödyntää samaa massa-ajoa maksatusten kanssa.
Läpinäkyvyyttä, tehokkuutta ja yhteinen tilannekuva hankkeen alusta loppuun
Kajavessa koetaan, että uudistettu prosessikokonaisuus tuo mukanaan monia selkeitä hyötyjä.
Manuaalista tiedonsiirtoa ei enää tarvita, ja sopimustiedot ovat aina yhdessä paikassa. Verkon suunnittelun ajantasaisen tilannekuvan voi tarkistaa sovelluksen kautta tai verkkotietojärjestelmästä.
– Uusi prosessi mahdollistaa entistä tehokkaamman tavan toteuttaa suunnittelua läpinäkyvästi. Se mahdollistaa ongelmiin puuttumisen ja luo yhteisen tilannekuvan kaikille suunnittelusta työnjohtoon. Ja koska näkymä on yhteinen ja koko hankkeen läpileikkaava, voidaan myös rakentaminen käynnistää varhaisemmassa vaiheessa toteuttamalla hanke pienemmissä rakennuskokonaisuuksissa. Kuvainnollisesti olemme Kajavella siirtyneet ”helmitaulusta tablettiin”, Aki Palo kertoo.
Hän lisää hyötyihin, että erillistä sopimuspisteiden tallennusta ei enää tarvita, koska rakennettavan verkon reitti kytketään jo lähtötilanteessa suoraan sopimukseen tilannekuvan seuraamiseksi. Näin tallennuksessa tapahtuvat inhimilliset virheet on saatu täysin karsittua.
Yhteistyöllä käyttäjän näkökulmaa tulevaisuuden ratkaisuihin
Myös sovelluksen selainpohjaisuus saa kiitosta.
– Sopimustenhallinnan sovelluksen käytettävyys on erinomainen, sillä vaatimuksena on ainoastaan internetyhteys ja sopiva laite, vaikka kännykkä tai tabletti, Aki Palo sanoo.
Kajavessa nähdään, että selainpohjaiset ratkaisut ovat selkeä kehitysaskel, kun puhutaan tulevaisuuden järjestelmäkokonaisuuden mahdollisuuksista.
– Odotamme innolla tulevia kehitysaskeleita tämän suhteen ja näemme, että hyvä ja tiivis yhteistyö on erittäin tärkeää myös jatkossa, kun luodaan käyttäjien näkökulmasta toimivia ja toimintaa tukevia järjestelmiä. Trimblen kanssa on ollut hienoa edetä tällä tiellä, ja toivomme yhteistyön jatkuvan tiiviinä myös tulevaisuudessa, Aki Palo sanoo.
